實(shí)驗(yàn)室必須具有進(jìn)行食品微生物檢測所需的儀器設(shè)備、試劑和材料，分析結(jié)果的可靠性在很大程度上受使用儀器設(shè)備、試劑和材料的影響。為了確保采購服務(wù)和供給質(zhì)量，確保所采購的物品符合測試工作要求，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)對所需購買的儀器設(shè)備和材料制定文件化內(nèi)容并規(guī)范采購程序，具體可遵循以下步驟和原則：
1.明確采購目的，編制采購文件
實(shí)驗(yàn)室在采購儀器設(shè)備和材料時(shí)，必須明確需要采購的目的，確定采購物品的功能與系統(tǒng)的需要。這就要求事先制定采購文件或填寫采購申請表，在采購文件或采購申請表中，對所要采購的物品提出足夠的要求，并對其技術(shù)要求進(jìn)行詳細(xì)地描述，包括對儀器進(jìn)行的系統(tǒng)評估，能否滿足用戶的需要，價(jià)格是否適當(dāng)，是否有研究與發(fā)展的空間，是否有質(zhì)量保證數(shù)據(jù)質(zhì)量能否提高，是否符合健康、安全、法規(guī)的要求等。同時(shí)還應(yīng)考察儀器與附件的大小環(huán)境溫度、濕度、儀器的重量、供電系統(tǒng)(電壓、電流、特殊插座)、水、氣、上下水道、通信系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)系統(tǒng)、健康與安全方面是否需要特許證等，上述資料可向銷售商索取。
2.評價(jià)采購文件
對編制的采購文件或申請表進(jìn)行評價(jià)。評價(jià)的內(nèi)容包括：采購物品的技術(shù)指標(biāo)和對測試方法要求的滿足性；供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量對測試方法要求的滿足性等，以證明采購物品是否滿足測試工作的要求。對于申請購置的新儀器設(shè)備的評價(jià)，實(shí)驗(yàn)室相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)組織收集有關(guān)儀器設(shè)備的信息資料，核實(shí)采購文件中申請購置的儀器設(shè)備的生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格及性能指標(biāo)等是否滿足測試方法的需要。大型儀器設(shè)備則需要設(shè)備管理部門請有關(guān)專家進(jìn)行論證和評價(jià)。
3.采購
采購申請經(jīng)批準(zhǔn)后應(yīng)對儀器設(shè)備的供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，并保存評價(jià)的記錄和獲得批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單。儀器設(shè)備的采購應(yīng)選擇信譽(yù)高、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務(wù)好的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂的技術(shù)合同應(yīng)盡可能詳細(xì)，合同中應(yīng)包括申請書中所有的技術(shù)指標(biāo)信息。購買國產(chǎn)的儀器設(shè)備時(shí)要注意檢查制造計(jì)量器具許可證標(biāo)志；擬購買的進(jìn)口的儀器設(shè)備若屬于《中華人民共和國進(jìn)口計(jì)量器具型式審查目錄》中的計(jì)量器具，應(yīng)經(jīng)過型式批準(zhǔn)。
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