一、中小型企業(yè)內(nèi)部運營現(xiàn)狀
現(xiàn)實中，很多中小型檢測機構(gòu)企業(yè)家基本只傾向于經(jīng)營結(jié)果，對于過程管控其實并不太關注，即便很多企業(yè)都在執(zhí)行績效考核，然而績效考核也只是片面或偏好的結(jié)果，對真實的效率考核并沒有起到重要作用。
很多中小型檢測機構(gòu)經(jīng)常會問，公司已經(jīng)作出了很多調(diào)整，為什么效率一直難以得到提升?比如重新對人員結(jié)構(gòu)的調(diào)整，加大了實驗室管理系統(tǒng)建設，對各項成本支出也盡力在控制，流程也在不斷優(yōu)化等等，但結(jié)果總是不如人意。
針對目前以G端業(yè)務為主的企業(yè)，筆者通過調(diào)研后進行了以下的總結(jié)：
首先是業(yè)務端，我們先看以下一些數(shù)據(jù)作為參考：
2023年華測檢測銷售人員人均產(chǎn)值為194萬元，銷售人員人均貢獻凈利潤為31.45萬元(銷售人員2894人)。銷售人員數(shù)量占比22.23%，由于華測業(yè)務網(wǎng)絡遍布全球90余城市，布局約160間實驗室、260多個服務點，因此銷售人員占比也比較合理;銷售費用占比17.14%，正常來說銷售費用一般控制在15%以內(nèi)，所以略偏高;近五年來，華測通過精益管理、團隊協(xié)同、自動化等手段提升整體運營效率，雖然近兩年由于競爭激烈引致內(nèi)生增長乏力，但銷售能力仍很強，盈利能力也非常可觀。
2023年譜尼測試銷售人員人均產(chǎn)值為237萬元，銷售人員人均貢獻凈利潤為9.64萬元(銷售人員1118人)。銷售人員數(shù)量占比16.35%，但市場反饋銷售人員流失率較高，業(yè)務人員能力急速下降;銷售費用占比9.69%，成本控制方法非常值得學習。
2023年廣電計量銷售人員人均產(chǎn)值為254萬元，銷售人員人均貢獻凈利潤為17.54萬元(銷售人員1137人)。銷售人員數(shù)量占比18.04%，由于在全國設有30多個綜合檢測基地、60多家分子公司，銷售人員占較為合理;銷售費用占比14.23%，堅持市場化運作，費用占比合理。
2023年國檢集團銷售人員人均產(chǎn)值為614萬元，銷售人員人均貢獻凈利潤為59.38萬元(銷售人員433人)。銷售人員數(shù)量占比7.33%，公司是國內(nèi)建筑和裝飾裝修材料領域極具規(guī)模的機構(gòu)之一，除了并購標的的銷售人員較多之外，建工建材銷售人員并不多;銷售費用占比5.41%，處于行業(yè)較低水平。
其次是內(nèi)部運營，這也是核心關鍵因素，目前普遍實驗室存在以下問題：
1、采樣人員效率低，這是多種因素造成的，比如采樣人員懶散(每組每天采樣低于10批次比比皆是)、采樣人員經(jīng)驗不足、采樣量不足、采樣后的樣品保存和運輸不當、購樣費過高、油費過路費居高不下、采錯樣品、與銷售人員及業(yè)主溝通不到位、信息化水平低、樣品來源復雜缺乏條理性等原因。
2、制樣人員效率低，看似非常忙碌，實則效率非常低(比如食品領域，參考標準為6~6.5批次/人/時，但普遍檢測機構(gòu)低于5批次/人/時)，未完成任務等待加班來完成(騙取加班費)。
3、實驗室檢測儀器設備使用率低，最主要原因是由于樣品量不飽和或單價較低所致(業(yè)務能力差，低價競爭)，其次是前處理效率低導致后端樣品上機不飽和(老方法，不向外學習所致)，流程復雜(簡單的事情復雜做，沒有進行優(yōu)化，或沒有建設實驗室管理系統(tǒng)，手工記錄容易出錯引致需要返工而效率低下)，設備維護保養(yǎng)不及時(沒有定期維護保養(yǎng))，使用者技能不足(操作不規(guī)范，流程不清楚引致)，實驗室生產(chǎn)計劃不明確(每周或每天沒有排單表)，正常周期與加急樣品混亂(檢測項目加急且不加收服務費，散客與大客戶沒有區(qū)分優(yōu)先機制)，試劑、標準品或耗材提供不及時或浪費等等因素。正常來說，食品檢測機構(gòu)實驗室人均產(chǎn)值參考標準是6萬/人/月，但普遍實驗室卻低于5萬/人/月;實驗室檢測儀器設備使用率參考標準是75%~85%之間，但普遍實驗室卻低于70%。
4、質(zhì)量事故不斷出現(xiàn)，這也是多方面因素所致，比如原始記錄丟失，檢測方法錯誤或數(shù)據(jù)錯誤，樣品損壞、變質(zhì)或丟失，人員、設備或檢測條件不符合要求，技術人員違反操作規(guī)程等因素。針對飛行檢測或資質(zhì)擴項不合格結(jié)果，沒有及時解決，且沒有預防措施。
最后是職能部門，先說采購部效率低的問題，比如采購人員重心不當(表面上工作繁忙實則效率低下)，供應商管理不當(對供應商的選擇沒有系統(tǒng)的評估方法，忽視維護良好的供應商關系的重要性，引致更換供應商頻繁，造成成本居高不下)，流程復雜(采購步驟多、流程繁瑣，手動輸入數(shù)據(jù)，內(nèi)部溝通不足，容易發(fā)生數(shù)據(jù)錯誤?)，缺乏成本控制思維(缺乏對市場價格的及時跟蹤、對需求量的準確預測以及對成本的精細化管理，導致采購成本過高)，審批流程復雜(沒有固定的審批流，容易出現(xiàn)扯皮和踢皮球的問題，導致審批時間長，影響采購效率低?)，溝通不到位(采購部門與使用部門之間的信息溝通存在障礙，供應商信息、需求預測、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的信息未能及時有效地傳達和共享，導致采購決策失誤、采購周期延長或采購成本上升等問題?)。
再說人力資源及行政部，主要體現(xiàn)在協(xié)調(diào)性能力差、會議管理制度不明確、崗位職責不清晰、考核制度及績效制度不完善、人員培訓不足、信息共享不及時、組織架構(gòu)不合理、溝通不順暢等因素導致效率低。對于財務部，最關鍵的是大部分檢測機構(gòu)對生產(chǎn)及運營不熟悉，沒有通過有效的數(shù)據(jù)支撐去推動改革或改變，比如實驗室每天每周每月的經(jīng)營數(shù)據(jù)分析，銷售人員接單成本核算，對應收賬款的重視度(考核機制不明確)等因素。
二、企業(yè)成立效率部的意義及重要性
1、提升全員效率?，效率部門的成立可以優(yōu)化流程，減少成本浪費，建議由財務部+運營部+人力資源部+實驗室各派1名重要成員成立效率部，比如對合同的評估(成本與利潤的評估)，人才盤點(留及去或晉升評估)，構(gòu)建合理的考核及激勵機制(成本的控制與評估，激勵能者多勞多得)，構(gòu)建成本控制激勵制度(互相獲益)等等。
2、?想盡一切辦法降低成本?，通過優(yōu)化流程和資源配置，減少資源浪費，降低各項成本，提高整體運營效率?。
3、提高質(zhì)量?，效率部門可以加強對各部門過程的監(jiān)控和管理，確保每個部門工作順暢及溝通到位，從而提升整體質(zhì)量?。
4、提高人均產(chǎn)值，加強對業(yè)務人員的考核要求，不僅只是為了完成業(yè)績目標要求，對業(yè)務利潤、應收賬款應作為重要考核指標。加強對實驗室考核要求，可采用包干制方法嘗試(不設立有加班費制度，可設立任務量和質(zhì)量制度)。
5、明確效率部門的定位與目標，核心定位是提升效能、優(yōu)化資源配置、減少成本。其主要職責包括監(jiān)督、評估和改進各級部門的工作效率;在目標設定方面，可以包括提高決策的科學性和時效性、優(yōu)化審批流程、推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型、降低成本等?。
6、人員合理配置與結(jié)構(gòu)調(diào)整，確保每個成員的角色和職責明確，避免職責重疊和推諉?。(現(xiàn)階段大部分檢測機構(gòu)由于業(yè)務不飽和及人員數(shù)量過多，導致成本居高不下，因此效率部可以通過重新評估人員配置的合理性，針對效率低或創(chuàng)造不了價格的人員該裁則裁)。
7、持續(xù)改進與評估，定期評估各部門人員的表現(xiàn)，進行績效考核，發(fā)現(xiàn)問題并及時改進。建立反饋機制，鼓勵團隊成員提出意見和建議，不斷優(yōu)化工作流程?。
等等...
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