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DB14/T 2497-2022 檢驗檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理指南.pdf
本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。
本文件由山西省市場監(jiān)督管理局提出、組織實施和監(jiān)督檢查。山西省市場監(jiān)督管理局對標準的組織實施情況進行監(jiān)督檢查。
本文件由山西省認證認可和檢驗檢測監(jiān)管標準化技術(shù)委員會歸口。
本文件起草單位：晉來檢(山西）質(zhì)量智慧服務(wù)平臺有限公司、超元域（山西）數(shù)字化技術(shù)有限公司、山西國藥標準技術(shù)有限公司、山西省檢驗檢測中心（山西省標準計量技術(shù)研究院）。本文件主要起草人：賈亮、蒲偉、唐名芳、王永勝、郝利斌、王鵬、李易斯、侯大慶、張洪亮、武喜明。
1.范圍
本文件提供了檢驗檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的指導(dǎo)和建議，給出了總則、歸檔范圍、管理、應(yīng)用、維護與改進、保管與處置等方面內(nèi)容。
本文件適用檢驗檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理。
2.規(guī)范性引用文件
下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其較新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
GB/T 18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范RB/T214-2107檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價檢驗檢測機構(gòu)通用要求CNAS-CL01：2018檢測和校準實驗室能力認可準則
3.術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。
3.1儀器設(shè)備檔案
從事檢驗檢測活動的機構(gòu)在與檢驗相關(guān)的儀器設(shè)備購置、調(diào)試、驗收、運行、檢定/校準、維護保養(yǎng)、維修、改造、報廢/返還等動態(tài)、持續(xù)管理全過程中形成的具有使用和保存價值的文字、圖表、聲像等形式的文件材料。
4.總則
4.1檢驗檢測機構(gòu)宜明確儀器設(shè)備檔案全程化和集中化管理的職能部門。
4.2負責儀器設(shè)備檔案的部門宜指定專人進行檔案的管理工作。負責儀器設(shè)備檔案管理的工作人員熟悉檔案管理的法律、法規(guī)和政策，具有檔案管理專業(yè)知識與技能，嚴格遵守檔案管理的保密規(guī)定是十分必要的：在核驗需要收集整理歸檔的技術(shù)材料準確無誤后，將原件歸檔。
4.3有條件的檢驗檢測機構(gòu)宜建立儀器設(shè)備檔案計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化管理。其管理規(guī)范宜滿足GB/T18894的要求。
4.4檢驗檢測機構(gòu)確保儀器設(shè)備檔案全面、完整、客觀、真實、可用是至關(guān)重要的。
4.5歸檔范圍、管理、利用與服務(wù)、維護與改進、保管與處置是檢驗檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，相關(guān)指南見第5章~第9章。
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